Po là gì? Ý nghĩa và tác dụng của PO trong từng lĩnh vực

PO là một thuật ngữ trong lĩnh vực tài chính kinh doanh, nếu bạn từng làm ngành này thì có lẽ PO không phải là khái niệm xa lạ đúng không nào? Nhưng nếu bạn mới bước chân ướt chân ráo gia nhập thị trường, thì có lẽ cũng sẽ thắc mắc PO là gì? có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động thương mại? Hãy cùng inbienquangcao.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.            

PO là gì?

PO được viết đầy đủ là Purchase order – có nghĩa là đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng (PO) là một hợp đồng ràng buộc chính thức để một doanh nghiệp này mua hàng hóa sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp khác bao gồm tất cả các chi tiết về giao dịch của doanh nghiệp, bao gồm giá trên mỗi đơn vị hai bên mua bán đã đàm phán, cũng như số lượng của từng mặt hàng được mua. Vì thế có thể coi PO là xác nhận chính thức của đơn hàng.     

Trên khía cạnh pháp luật, đơn đặt hàng PO là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến một nhà cung cấp để ủy quyền cho phép mua hàng, không chỉ vậy, PO còn được coi là một phần quan trọng của đơn đặt hàng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Bên cạnh những ràng buộc về hàng hóa, nhiều đơn đặt hàng cũng chính thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển. Mỗi đơn đặt hàng nên được đánh số duy nhất để việc theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai được dễ dàng hơn và khớp với hồ sơ vận chuyển.            

Ý nghĩa và tác dụng của PO là gì?

 Đơn đặt hàng PO trong hoạt động của doanh nghiệp đóng vai trò là một chứng từ quan trọng, có tác dụng trước pháp luật khi xảy ra khiếu kiện, nhất là trong việc kiểm tra cũng như đánh giá các vấn đề liên quan tới đơn hàng.            

Thông thường PO sẽ chứa đầy đủ các thông tin cần thiết về đơn hàng, vì thế sự có mặt của nó giúp đảm bảo tính pháp lý và nhu cầu nhập hàng của người mua. Nói một cách dễ hiểu hơn thì PO mang tính ràng buộc về mặt pháp lý trong trường hợp không có hợp đồng chính thức. Khi này, PO có thể trở thành tài liệu mang tính pháp lý khi được nhà cung cấp chấp nhận     

Thông qua PO khách hàng có thể làm rõ mọi nhu cầu, mong muốn của họ về sản phẩm dịch vụ với nhà cung cấp. Nhờ đó nếu có vấn dề phát sinh thì cả bên bán lẫn bên mua đều có thể sử dung PO như một cách để làm rõ việc hàng được giao không như mong muốn.

Cụ thể:            

1. Giúp người mua truyền đạt ý định và tiêu chí mua hàng với người bán           
2. Bảo vệ người bán nếu người mua không thanh toán           
3. Giúp quản lý yêu cầu đặt hàng và chi phí đặt hàng, đồng thời hợp lý hóa quy trình mua hàng theo quy trình chuẩn            

Cung cấp các tài liệu chính thức về việc giao hàng cũng như tình trạng giao hàng cho các nhóm mua sắm, tài chính và vận hành. Cùng với đó, PO cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp quá trình kiểm toán suôn sẻ hơn khi bạn đảm bảo về quá trình phát hành, xử lý cũng như ghi đơn đặt hàng. Khi một đơn hàng được tạo, chi phí sẽ được thiết lập, từ đó bạn sẽ có thể đánh giá và đưa ra kế hoạch chi tiêu phù hợp hơn. Cụ thể PO sẽ giúp bạn kiểm soát các vấn đề về tài chính thanh toán như sau:

1. Đóng trước hạn tín dụng           
2. Gia hạn tín dụng trên hóa đơn cũ
3. Gia hạn tín dụng           
4. Thương mại uy tín           
5. Xác nhận lệnh tiện ích            

Một PO chuẩn gồm những nội dung nào

Để việc thực hiện các đơn dặt hàng được diễn ra thuận lợi cho cả 2 bên thông thường một PO sẽ bao gồm đầy đủ các yếu tố thông tin cần thiết cho quá trình đặt hàng, mua hàng, một PO sẽ bao gồm các yếu tố cơ bản sau:      

Số PO: là số đơn hàng, ngày lập đơn hàng

Seller/ buyer name, contact: Thông tin người mua, người bán cũng được ghi một cách đầy đủ chi tiết tránh thiếu sót nhầm lẫn           

Product description:  Bản mô tả hàng hóa gồm những gì?            

Quality/ specifications: Các thông số kỹ thuật sản phẩm của hàng hóa           

Quantity: Thông tin về số lượng hàng hóa bên đặt mua muốn lấy là bao nhiêu

Unit price: Đơn giá            

Total amount: Tổng giá trị hợp đồng           

Payment terms: Điều kiện thanh toán           

Delivery terms: Điều kiện giao hàng:           

Special instruction: Các điều kiện đặc biệt như: discount, FOC….           

Signature: chữ kí của 2 bên            

PO hiện nay là tài liệu được ứng dụng rất nhiều trong các lĩnh vực khác nhau của hoạt động quản lý bán hàng, vì thế hy vọng rằng những thông tin trong bài viết PO là gì sẽ giúp bạn có thêm kiến thức hữu ích về vấn đề này. Nếu vẫn còn thắc mắc, hãy để lại lời nhắn, inbienquangcao.vn sẽ hỗ trợ bạn nhanh nhất có thể !